Các thủ tục khi vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ

Vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ là phương thức phổ biến và linh hoạt nhất tại Việt Nam, đặc biệt là đối với các Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs). Tuy nhiên, để đảm bảo quá trình vận chuyển suôn sẻ, việc nắm vững các thủ tục vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ là điều rất cần thiết. 

Hãy cùng VELA tìm hiểu những  quy định cơ bản cần tuân thủ và những lưu ý quan trọng để tránh các rủi ro pháp lý khi vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ.

1. Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ vận chuyển

Một trong những thủ tục quan trọng khi vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ là chuẩn bị và xuất trình đầy đủ các loại giấy tờ liên quan đến hàng hóa. Đây là bước bắt buộc nhằm đảm bảo việc tuân thủ quy định của pháp luật, đồng thời giúp quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ, tránh những rủi ro không mong muốn như bị giữ hàng hoặc phạt hành chính. Các tài liệu cần thiết không chỉ để chứng minh nguồn gốc, chất lượng của hàng hóa mà còn để đảm bảo quyền lợi cho Doanh nghiệp trong trường hợp xảy ra tranh chấp.

• • Hóa đơn thương mại (Commercial invoice): đây là chứng từ quan trọng ghi rõ các thông tin liên quan đến giao dịch mua bán giữa người bán và người mua, bao gồm giá trị, số lượng và mô tả chi tiết hàng hóa. Hóa đơn thương mại là cơ sở để cơ quan Hải quan xác định mức thuế nhập khẩu hoặc xuất khẩu.

• • Phiếu đóng gói (Packing list): tài liệu này cung cấp thông tin chi tiết về cách hàng hóa được đóng gói, số lượng kiện hàng, trọng lượng tổng và trọng lượng tịnh của hàng hóa. Phiếu đóng gói giúp đơn vị vận chuyển và cơ quan Hải quan dễ dàng kiểm tra, đối chiếu hàng hóa thực tế với thông tin trên các giấy tờ.

• • Vận đơn (Bill of lading): là chứng từ vận tải do đơn vị vận chuyển phát hành, xác nhận rằng họ đã nhận hàng và cam kết giao đến địa điểm đích theo thỏa thuận. Có nhiều loại vận đơn khác nhau tùy thuộc vào phương thức vận chuyển (vận đơn đường biển, vận đơn hàng không, vận đơn đường bộ).

• • Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin): tài liệu này xác nhận nguồn gốc của hàng hóa, cần thiết cho việc xác định mức thuế nhập khẩu ưu đãi trong các Hiệp định Thương mại tự do. Giấy chứng nhận xuất xứ cũng giúp chứng minh rằng hàng hóa không thuộc diện bị cấm nhập khẩu hoặc chịu hạn ngạch từ quốc gia xuất xứ.

• • Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of quality): chứng từ này xác nhận rằng hàng hóa đã đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng nhất định, thường do nhà sản xuất hoặc cơ quan kiểm định cấp. Đối với các sản phẩm có yêu cầu an toàn như thực phẩm, dược phẩm, chứng nhận này cực kỳ quan trọng.

• • Giấy chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary certificate/ veterinary certificate): đối với các mặt hàng nông sản, thực phẩm hoặc sản phẩm có nguồn gốc từ động vật, giấy chứng nhận kiểm dịch là bắt buộc để đảm bảo rằng hàng hóa đã được kiểm tra và an toàn cho sức khỏe cộng đồng.

• • Tờ khai Hải quan (Customs clearance): đây là tài liệu mà người nhập khẩu hoặc xuất khẩu phải khai báo với cơ quan Hải quan, cung cấp thông tin về lô hàng như loại hàng, số lượng, trị giá, và thuế suất. Tờ khai Hải quan là chứng từ bắt buộc để hàng hóa được thông quan.

2. Quy định về phương tiện vận chuyển

Phương tiện vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật do pháp luật quy định, đảm bảo quá trình lưu thông hàng hóa trên các tuyến đường được thuận lợi. Một số tiêu chuẩn cần kiểm tra trước khi vận chuyển như sau:

• • Bằng lái xe hợp lệ: tài xế vận hành phương tiện phải có bằng lái xe tương ứng với loại phương tiện điều khiển.

• • Giấy chứng nhận đăng kiểm phương tiện: phương tiện phải có giấy chứng nhận đăng kiểm định kỳ và hợp lệ, đảm bảo an toàn giao thông trong suốt hành trình.

• • Bảo hiểm phương tiện: đây là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các phương tiện giao thông. Bảo hiểm giúp giảm thiểu rủi ro nếu xảy ra sự cố trong quá trình vận chuyển.

3. Các quy định về đóng gói hàng hóa

Đóng gói hàng hóa đúng cách không chỉ giúp bảo vệ sản phẩm an toàn, không bị hư hại mà còn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Khi đóng gói, các đơn vị vận chuyển cần lưu ý những vấn đề sau:

• • Hàng hóa phải được đóng gói cẩn thận: đặc biệt là hàng dễ vỡ, hàng nguy hiểm,iệc đóng gói tốt giúp tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

• • Nhãn dán hàng hóa rõ ràng: tất cả hàng hóa phải có nhãn dán ghi rõ tên sản phẩm, đơn vị sản xuất, và nơi sản xuất. Đối với hàng hóa dễ cháy nổ, phải có nhãn cảnh báo phù hợp.

4. Thủ tục kiểm tra hàng hóa

Trước khi vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ, hàng hóa phải được kiểm tra và xác nhận bởi các cơ quan chức năng, đặc biệt đối với hàng hóa có yêu cầu đặc biệt về vận chuyển như thực phẩm, hàng y tế.

• • Kiểm tra tại điểm xuất phát: tài xế và Doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra hàng hóa trước khi bắt đầu hành trình để đảm bảo đúng với mô tả trên giấy tờ.

• • Kiểm tra tại các trạm kiểm soát giao thông: trong quá trình vận chuyển, hàng hóa có thể bị kiểm tra tại các trạm kiểm soát. Vì vậy, tài xế cần mang theo đầy đủ giấy tờ để đảm bảo quá trình kiểm tra diễn ra thuận lợi.

5. Dịch vụ vận chuyển chuyên nghiệp tại VELA

Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, việc lựa chọn sử dụng dịch vụ Logistics từ các đơn vị chuyên nghiệp là điều quan trọng. Không chỉ cung cấp dịch vụ vận chuyển mà còn hỗ trợ Doanh nghiệp trong toàn bộ quy trình từ đóng gói, kiểm tra đến xuất trình giấy tờ liên quan. Đặc biệt, với những mặt hàng có yêu cầu vận chuyển đặc biệt hoặc phức tạp như hàng dễ vỡ, hàng hóa nguy hiểm hoặc hàng hóa có giá trị lớn, các đơn vị vận chuyển đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an toàn và chất lượng.

VELA cung cấp  giải pháp vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ toàn diện, giúp Doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận chuyển và quản lý hàng hóa. Với hệ thống số hóa hiện đại, VELA tự động hóa quy trình vận chuyển từ đóng gói đến kiểm tra và giao nhận. Hệ thống này giúp Doanh nghiệp dễ dàng theo dõi quá trình vận chuyển, giảm thiểu sai sót và đảm bảo hàng hóa đến nơi an toàn, đúng thời gian dự kiến.

• • Hỗ trợ tuân thủ quy định pháp luật: VELA đảm bảo tư vấn và hỗ trợ Doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các quy định liên quan đến vận chuyển hàng hóa, từ phí cầu đường, phí kiểm tra hải quan cho đến các loại thuế liên quan. Đối với hàng hóa dễ bị áp thuế hoặc kiểm tra gắt gao, VELA sẽ giúp Doanh nghiệp rà soát và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ để tránh những vấn đề phát sinh.

• • Đảm bảo an toàn hàng hóa: Với hệ thống quản lý quá trình vận tải thông minh, VELA không chỉ giúp tối ưu vận hành mà còn giảm thiểu rủi ro hư hỏng hoặc mất mát hàng hóa.

Vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Việc nắm vững các thủ tục vận chuyển không chỉ giúp Doanh nghiệp tránh được các vấn đề pháp lý mà còn đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ, an toàn.