Những quy định cần nằm khi thực hiện thủ tục Hải quan

Không ít Doanh nghiệp đã phải chịu cảnh hàng hóa chậm trễ và tăng thêm chi phí không cần thiết chỉ vì thiếu một giấy tờ hay không hiểu rõ quy trình thủ tục Hải quan. Bí quyết để tránh những rủi ro này nằm ở việc nắm vững những gì cần chuẩn bị, quy trình Hải quan được diễn ra như thế nào và cách làm thế nào để giải quyết những tình huống phát sinh. Đây chính là chìa khóa giúp Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu hóa chi phí vận hành.

1. Những giấy tờ cần chuẩn bị

Trước khi hàng hóa có thể vượt qua cửa khẩu, Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ cần thiết để đảm bảo không bị trì hoãn quá trình vận chuyển. Các tài liệu quan trọng bao gồm:

• • Tờ khai Hải quan: đây là tài liệu bắt buộc cho mỗi lô hàng xuất nhập khẩu, nêu rõ thông tin về hàng hóa, xuất xứ, và các chi tiết liên quan khác.

• • Hóa đơn thương mại: là loại giấy tờ nhằm xác nhận giá trị và điều kiện mua bán giữa người mua và người bán.

• • Giấy chứng nhận xuất xứ: chứng minh hàng hóa có nguồn gốc từ quốc gia nào, giúp xác định mức thuế áp dụng theo các hiệp định thương mại.

• • Danh sách đóng gói (Packing List): liệt kê chi tiết về số lượng, loại hàng hóa và cách thức đóng gói.

• • Giấy phép nhập khẩu/xuất khẩu (nếu có): một số loại hàng hóa yêu cầu giấy phép đặc biệt trước khi được phép thông quan.

2. Quy trình kiểm tra thủ tục Hải quan diễn ra như thế nào?

Sau khi chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, việc hiểu rõ quy trình thủ tục Hải quan là yếu tố quan trọng để hàng hóa của Doanh nghiệp  được thông quan một cách nhanh chóng.

• • Bước 1: Nộp tờ khai hải quan
    Đây là bước đầu tiên trong quy trình, nơi Doanh nghiệp phải gửi tất cả các tài liệu cần thiết đến cơ quan Hải quan để họ xem xét.

• • Bước 2: Kiểm tra và đánh giá
    Cơ quan Hải quan sẽ kiểm tra và đánh giá các tài liệu, bao gồm kiểm tra thực tế hàng hóa nếu cần thiết.

• • Bước 3: Tính thuế và phí
    Dựa trên thông tin trong tờ khai, Hải quan sẽ tính toán số thuế và phí cần nộp.

• • Bước 4: Thanh toán thuế
    Doanh nghiệp cần thanh toán các khoản thuế và phí theo yêu cầu trước khi hàng hóa được phép thông quan.

• • Bước 5: Thông quan hàng hóa
    Sau khi hoàn thành tất cả các bước trên, hàng hóa sẽ được thông quan và có thể tiếp tục hành trình đến điểm đến cuối cùng.

Ngoài ra, việc nắm rõ quy trình này còn giúp Doanh nghiệp theo dõi tình trạng lô hàng và phối hợp chặt chẽ với cơ quan Hải quan để giải quyết nhanh chóng nếu có vấn đề phát sinh.

3. Giải quyết linh động những tình huống phát sinh

Dù đã chuẩn bị kỹ lưỡng nhưng đôi khi vẫn có những tình huống bất ngờ xảy ra trong quá trình thông quan. Để có thể ứng phó được những trường hợp phát sinh này, Doanh nghiệp cần phải có sự chuẩn bị kỹ càng..

• • Thiếu giấy tờ hoặc sai sót thông tin: nếu Hải quan phát hiện thiếu giấy tờ hoặc sai sót, điều cấp thiết cần làm là nhanh chóng bổ sung và điều chỉnh. Ngoài ra, nếu thủ tục Hải quan được thực hiện bởi Đơn vị vận chuyển thì việc liệc liên lạc ngay lập tức với bên liên quan để xử lý vấn đề là cần thiết.

• • Hàng hóa bị kiểm tra thực tế: trong một số trường hợp, hàng hóa có thể bị kiểm tra thực tế dễ gây chậm trễ, nhưng nếu Doanh nghiệp đã chuẩn bị kỹ lưỡng và hợp tác tốt, quá trình kiểm tra sẽ diễn ra suôn sẻ hơn.

• • Phát sinh chi phí ngoài dự kiến: đôi khi các chi phí phát sinh không mong muốn như lưu kho, phí kiểm tra bổ sung có thể xảy ra. Để giảm thiểu tác động, Doanh nghiệp nên có quỹ dự phòng và làm rõ các chi phí tiềm ẩn với nhà vận chuyển ngay từ đầu để dễ dàng quản lý tài chính hiệu quả hơn.

4. Chọn đối tác đáng tin cậy

Việc chọn đối tác đáng tin cậy là yếu tố không thể bỏ qua để đảm bảo hàng hóa được thông quan suôn sẻ. Một đối tác có kinh nghiệm, am hiểu về quy trình và quy định sẽ giúp Doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, xử lý mọi tình huống phát sinh một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đồng thời hỗ trợ Doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa chi phí, đảm bảo hàng hóa đến nơi đúng hẹn và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan Hải quan để đảm bảo phát triển lâu dài

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc gặp phải những rủi ro liên quan đến thủ tục Hải quan không phải là chuyện hiếm nhưng lại có thể gây ra tổn thất lớn. VELA hiểu rằng việc nắm vững quy trình thủ tục Hải quan không chỉ giúp Doanh nghiệp tránh được rủi ro mà còn là bước đầu cho sự thành công của một quy trình vận chuyển. 

• • Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, dịch vụ thủ tục Hải quan tại VELA có thể hỗ trợ Doanh nghiệp trong mọi bước đi, từ chuẩn bị giấy tờ, theo dõi quy trình cho đến xử lý các tình huống phát sinh. 

• • Để đảm bảo hàng hóa được thông quan nhanh chóng và an toàn, chúng tôi luôn sẵn sàng trở thành đơn vị đồng hành đáng tin cậy của Doanh nghiệp trên hành trình xuất nhập khẩu hàng hóa, mọi trường hợp phát sinh đều được chủ động giải quyết một cách nhanh chóng.

Thủ tục Hải quan có thể là một quy trình phức tạp đối với nhiều Doanh nghiệp, nhưng với sự hỗ trợ từ VELA, Doanh nghiệp sẽ nắm trong tay chìa khóa mở ra cánh cửa xuất/nhập hàng hóa suôn sẻ trên thị trường Quốc tế, vượt qua mọi rào cản và đưa Doanh nghiệp của bạn vươn xa hơn trong thế giới toàn cầu hóa.